Начиная с 1 января в России начался переход на электронную трудовую книжку (ЭТК). ЭТК – это естественный, планомерный, а значит, и неизбежный процесс цифровизации всех сфер современной жизни. Несколько лет шла подготовительная работа, разрабатывалась соответствующая нормативно-правовая база, поэтому в общих чертах отличие нового, электронного, документа от прежнего, бумажного, большинству понятно. Начальник управления по работе с персоналом УрГЭУ Ирина Антипина  подробно рассказывает, как новшество внедряется в реальности.

 

Электронная трудовая книжка больше не физический объект, а совокупность записей о трудовой деятельности работника в глобальной базе данных, которую формирует Пенсионный фонд России (ПФР) на основании сведений работодателей (страхователей).

Начальник управления по работе с персоналом УрГЭУ Ирина Антипина поясняет, что 2020 год является переходным периодом для введения электронной трудовой книжки на всех предприятиях и организациях страны. С 1 января 2020 года работодатели обязаны ежемесячно не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным, представлять в ПФР сведения о приемах, переводах, увольнениях работников, либо о поданных ими заявлениях о выборе формы ведения трудовой книжки.

Форма такого отчета называется «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)» и заполняется по каждому работнику отдельно, в том числе на работающих по совместительству. Если изменения в течение месяца произошли как по основной работе, так и по совместительству, все они отражаются в отчете.

Предоставляя сведения в отношении работника впервые, работодатель одновременно сообщает сведения о его трудовой деятельности,  то есть в отчет по работнику также добавляется запись о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 1 января 2020 года на данном рабочем месте.

Делаем выбор

До 30 июня 2020 года работодатели должны проинформировать каждого работника письменным уведомлением о возможности сделать соответствующий выбор: оставить трудовую книжку в традиционном виде или перейти на ее электронный формат.  

До 31 декабря 2020 года работники должны определиться, в каком виде должны содержаться сведения об их карьере, и подать одно из соответствующих заявлений работодателю. Такая обязанность работников закреплена федеральным законом, которым внесены изменения в Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

При этом в любое время (в 2020 году и далее) работник, подавший заявление о  продолжении ведения трудовой книжки, имеет право написать заявление о переходе на ЭТК. В случае выбора электронной версии возможность возврата к бумажной не предусмотрена.

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые указываются в бумажной трудовой книжке, кроме сведений об образовании, профессии (специальности) и сведений о поощрениях работника.

После 31 декабря 2020 года подать работодателю одно из заявлений вправе те, кто не имели возможности сделать это ранее по объективным причинам, например, по причине длительного отпуска или больничного, временно не работавшие.

По мере поступления заявлений работодатели вносят соответствующие сведения о их содержании в вышеуказанную форму СЗВ-ТД. Таким образом, в течение года в ежемесячных отчетах как минимум один раз появятся данные практически о каждом работнике организации.

В случае выбора работником бумажной трудовой книжки он подаёт заявление о продолжении ведения этой версии документа. Эти работники сохраняют право на бумажную трудовую и при переходе на другое место работы, как в 2020, так и в последующие годы. При увольнении они, как и ранее, получают на руки заполненную бумажную трудовую книжку. А при поступлении на другую работу вновь пишут одно из заявлений о выборе ведения трудовой книжки.

В случае, когда работник подал работодателю заявление о переходе на ЭТК, ему выдают бумажную трудовую книжку на руки. При этом в трудовую книжку вносится запись о подаче работником заявления о переходе на электронный вариант записей о трудовой деятельности. С данного момента возврат на бумажную трудовую книжку для гражданина невозможен. Он самостоятельно несет ответственность за сохранность трудовой книжки как источника сведений о своей трудовой деятельности до 2020 года.

Стоит обратить особое внимание на то, что бумажная трудовая книжка не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной, в которой фиксируются сведения лишь начиная с 2020 года.

Увольняемся с ЭТК

Работникам, которые подали заявление о представлении им сведений о трудовой деятельности в электронном виде (перешедшим на  электронную трудовую книжку), работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя по форме СТД-Р способом, указанным в заявлении работника − на бумажном носителе или в электронном виде, подписанные цифровой подписью. Данный документ выдается не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления работающим сотрудникам, а при увольнении − в день прекращения трудового договора. Указанное заявление работник имеет право подать на бумаге или в электронном виде, направив его на электронную почту работодателя.

При устройстве на другую работу нужно предъявить форму СТД-Р вместе с бумажной трудовой книжкой (если такая книжка ранее была заведена).

Кроме последнего места работы (за период работы у данного работодателя),  гражданин также  может получить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р:

  • в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг;
  • в Пенсионном фонде РФ;
  • с использованием единого портала «Госуслуги».

В МФЦ или учреждение Пенсионного фонда можно обратиться независимо от места жительства или работы человека.

 ПФР также планирует сделать точку доступа к сведениям электронной трудовой книжки в своём мобильном приложении. По данным Пенсионного фонда России, данное приложение установили более  полутора миллионов россиян.

В случае выявления неверной или неполной информации в электронной трудовой книжке работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах ПФР.

ЭТК в 2021 году

С 1 января 2021 года у работодателей появляется  обязанность передавать в ПФ сведения о приемах и увольнениях работников в течение следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.

В 2021 году и далее работодатели продолжают принимать заявления о сохранении бумажной трудовой книжки или переходе на электронную версию от «опоздавших» (не имевших возможности написать заявление по указанным выше уважительным причинам) и «передумавших» работников, а также от предъявивших бумажную трудовую книжку новых работников.

В ближайшие годы сведения о трудовой деятельности в электронном виде будут применяться наряду с бумажной трудовой книжкой, но постепенно ее полностью заменят.

Однако впервые поступающим на работу в 2021 году, заявление о выборе формы ведения учета их трудовой деятельности написать не предложат. Все сведения о периодах работы для них изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

А как в УрГЭУ?

В течение марта Управление по работе с персоналом организует процедуру уведомления всех работников УрГЭУ о возможности сделать выбор между бумажной трудовой и ЭТК.  Выступая на совещании с руководителями структурных подразделений, начальник управления по работе с персоналом УрГЭУ Ирина Антипина отметила, что в уведомлении будет указана подробная информация о преимуществах ЭТК, приложены примерные формы заявлений в двух вариантах – о сохранении бумажного варианта и о переходе на электронный. До 30 июня 2020 года подписанные сотрудниками уведомления должны вернуться в УРП.

УРП УрГЭУ провело ревизию локальных нормативных актов, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек работников. В настоящее время подготовлен проект изменений в нормативные локальные акты университета.

В отчет УрГЭУ за январь, отправленный в ПФ РФ, включены сведения о трудовой деятельности 74 работников. В февральском отчете будет уже более 100 записей.

Для тех, кого волнует уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России, можно сказать, что системы ПФ РФ формируются с 1997 года. Многолетний опыт показывает высокий уровень их сохранности и безопасности. Специалисты утверждают, что сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны.

Подготовлено с использованием материалов Пенсионного фонда РФ.